Egy cég esetében az újítások bevezetése mindig jár bizonyos kockázattal, még akkor is, ha a cél egyértelműen előremutató. Tudniillik a változás mindig hoz magával nehézségeket, ez pedig a munkafolyamatok vonatkozásában akár némi visszaeséssel is járhat az első időkben. Ezért aztán nagyon gondos tervezésre van szükség, mielőtt egy ilyen lépést megtennénk.

Különösképp igaz ez egy új szoftver bevezetése kapcsán. Erre két esetben is szükség lehet, Általában a legnagyobb kihívást az jelenti, amikor olyan folyamatok támogatására történik ez a mozzanat, amelyekre eddig semmiféle programot nem használtak a munkatársak. Ilyenkor ugyanis az új szoftver bevezetése nem csak azzal jár, hogy egy teljesen eltérő kezelőfelületet kell megszokni, hanem maga a teljes ügymenet is gyökeresen átalakul. Ez gyakorta komoly kihívás elé állíthatja az érintetteket és az átállás akár heteket – sőt, bizonyos esetekben hónapokat – is igényelhet. Ilyenkor célszerű az ilyen esetekre specializálódott szakemberek segítségét kérni, így ugyanis jelentősen lerövidíthető a problémás időszak.

Amennyiben a mindennapi feladatok során már régóta alkalmazott program helyett történik meg egy új szoftver bevezetése, akkor némileg egyszerűbb a helyzet. Tudniillik ilyen szituációkban nem okoz gyökeres változást a fejlesztés, hiszen az új szoftver bevezetése nem változtatja meg alapjaiban a munkafolyamatokat, csupán egy új kezelőfelületet és plusz funkciókat hoz magával. Természetesen ezzel együtt nagyon fontos, hogy a kezdeti időszakban elegendő hangsúly kerüljön az újítások begyakorlására. Ennek érdekében feltétlenül tanácsos az új szoftver bevezetése után egy részletes összefoglalót bocsátani a dolgozók rendelkezésére. Szükség esetén pedig előadások, szakmai bemutatók segítségével is elmélyíthető a tudás.